کـد خبـر : 20062
نسـخه چاپـی

چگونه فرآیند کسب و کار را تحلیل کنیم

دنبال نشانه‌هایی از ناکارآمدی و یا عدم تعادل فرآیند کسب و کار تان مانند صف‌های طولانی، زمان انتظار زیاد یا کارهای عقب افتاده بسیار بگردید. همچنین بدنبال عملکردها و منابع کاری کمتر مورد استفاده باشید. همچنین بخش‌هایی که برای مدت‌های طولانی بیکار می‌مانند نیز نشانه‌ی عدم تعادل یک فرآیند هستند.

چگونه فرآیند کسب و کار را تحلیل کنیم

به گزارش خبرگزاری ایونا، دنبال نشانه‌هایی از ناکارآمدی و یا عدم تعادل فرآیند کسب و کار تان مانند صف‌های طولانی، زمان انتظار زیاد یا کارهای عقب افتاده بسیار بگردید. همچنین بدنبال عملکردها و منابع کاری کمتر مورد استفاده باشید. همچنین بخش‌هایی که برای مدت‌های طولانی بیکار می‌مانند نیز نشانه‌ی عدم تعادل یک فرآیند هستند.

 

۱٫

با افرادی که در آن فرآیند نقشی کلیدی دارند صحبت کنید.

– از آنها بپرسید چه کاری انجام می‌دهند و چرا.
– تعیین کنید چه اطلاعات و ورودی‌های دیگری برای انجام هر عملکرد مورد نیاز هستند. منبع هر ورودی را نیز مشخص کنید.
– خروجی هر عملکرد (و یا حاصلی که قابل انتقال به عملکرد دیگر باشد)، دریافت کننده‌ی خروجی و دلیل نیاز به آن خروجی را مشخص کنید.

 

۲٫

جلسات گروهی و ایده‌پردازی جمعی ترتیب دهید..

– از جلسات گروهی جهت تأیید اعتبار و اصلاح اطلاعات دریافت شده پس از جمع آوری اطلاعات اولیه در مورد یک فرآیند از طریق مصاحبه‌ی فردی استفاده کنید. این یک راه خیلی خوب برای از بین بردن تصورات غلط افراد درون فرایند است.

 

۳٫

اطلاعاتی که بدست آورده‌اید را جمع‌بندی کنید و در اختیار مجریان فرآیند قرار دهید.

مجریان فرآیند شامل افرادی که با آنها صحبت کرده‌اید و نیز سایر افرادی که با آنها صحبت نکرده‌اید می‌شود. سپس نظرات آنها را بخواهید.

۴٫

یک فلوچارت فرآیند کسب و کار (یا نقشه‌ی فرآیند) رسم کنید. فلوچارت عملکرد متقابل به ویژه برای ارائه بصری یک فرآیند کسب و کار چند منظوره مفید است.

– فلوچارت می‌تواند به صورت دستی و یا با استفاده از یک برنامه‌ی ایجاد نمودار آماده شود. واژه‌پردازها و برنامه‌های جدول داده (مانند اکسل) با قابلیت رسم نمودار نیز می‌تواند استفاده شود. برنامه‌های مخصوص رسم فلوچارت نیز به خوبی برای این کار مناسب هستند.

– یک صفحه را به چند ردیف تقسیم کنید. به این ردیف‌ها «خطوط شنا» نیز گفته می‌شود. ردیف بالایی را «ورودی» و ردیف پایینی را «خروجی» نام‌گذاری کنید. در سایر ردیف‌ها نیز به هر ردیف عنوان یکی از وظایفی که در تکمیل فرآیند کسب و کار نقش دارند اختصاص دهید.

– هر عملکرد را در ردیف مربوط به خودش قرار دهید. ورودی‌های هر عملکرد را در بالای آن عملکرد درون ردیف ورودی‌ها و خروجی‌های آن را پایین در ردیف خروجی‌ها قرار دهید. توجه داشته باشید که خروجی یک عملکرد اغلب ورودی برای کار بعدی می‌باشد. ورودی‌ها، عملکردها و خروجی‌ها را با فلش‌هایی برای نشان دادن جهت روند کار به هم متصل کنید.

 

۵٫

تحلیل عملکرد انجام دهید.

فعالیت‌های انجام شده در هر عملکرد را ارزیابی کنید:‌ آیا این فعالیت‌ها کارآمد هستند؟ آیا همه آنها بر روی برآورده کردن هدف کار متمرکز شده اند؟

 

۶٫

نتایج صحبت‌هایتان با افراد را مقایسه کنید.

ناسازگاری‌ها و تناقضات را بیابید. بعنوان مثال، آیا یکی از مراحل خروجی‌هایی دارد که در مرحله‌ی بعدی مورد استفاده قرار نمی‌گیرد؟

 

۷٫

فعالیت‌ها و عملکردهای غیرضروری را شناسایی کنید.

۸٫

فرآیند کسب و کار را از صفر بر اساس نیازهای کاری شناسایی شده در ضمن صحبت‌ها و جلسات ایده‌پردازی رسم کنید.

این نمودار را با فلوچارت فرآیند کسب و کار فعلی مقایسه کنید. با مقایسه‌ای میان فلوچارت روند کار فعلی و نمودار رسم شده بر اساس نیازهای کار، تغییرات مورد نیاز در روند کار را شناسایی کنید.

 

انتهای پیام/

نـظـرات